Comprendre les charges de copropriété : une vue d’ensemble pour les copropriétaires

Pour beaucoup de gens, les charges de copropriété une gamme de commodités et de services communs.

Cependant, cela implique aussi de partager certaines dépenses avec les autres copropriétaires.

Abordons ce que sont les charges de copropriété, comment elles sont gérées par le syndic, leur répartition, le rôle des travaux, celles qui sont récupérables sur le locataire et comment elles sont discutées lors de l’assemblée générale.

Qu’est-ce que les charges de copropriété ?

Ce sont les dépenses partagées par les copropriétaires pour le bon fonctionnement et l’entretien de l’immeuble.

Elles couvrent un éventail de frais, allant des réparations courantes, comme le nettoyage des parties communes, à des dépenses plus importantes, comme des travaux de rénovation ou de réparation majeure.

Ces charges de copropriété sont nécessaires pour le bon fonctionnement, l’entretien, et la conservation de l’immeuble.

La loi du 10juillet 1965 prévoit qu’elles peuvent couvrir un large éventail de frais, parmi lesquels on trouve généralement :

• Les frais exceptionnelles des parties communes (jardins, couloirs, hall d’entrée, etc.)

• Les coûts des services collectifs (ascenseur, chauffage central, eau, etc.)

• Les dépenses liées à l’administration de l’immeuble (frais de syndic, assurance, etc.)

• Les frais de travaux de rénovation ou de réparation du bâtiment ou dans les parties communes

• Les charges de copropriété sont généralement réparties entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part dans les parties communes, comme indiqué dans le règlement.

Cependant, la répartition peut également être effectuée avec son utilité que chaque copropriétaire retire de certains services ou équipements.

Notez que les charges de copropriété doivent être payées régulièrement pour assurer le bon fonctionnement de l’immeuble.

Si un copropriétaire ne paie pas ses obligations, la loi prévoit que le syndic professionnel peut prendre des mesures pour récupérer les fonds.

Le rôle du syndic dans la collecte

C’est lui qui prépare le budget prévisionnel, collecte auprès des copropriétaires, paie les fournisseurs et prestataires, et veille à la bonne exécution des travaux financés par les charges de copropriété.

Il est aussi responsable de la poursuite des copropriétaires défaillants qui ne paient pas leurs obligations.

Voici un aperçu de ses principales responsabilités à cet égard :

• Établissement du budget prévisionnel : Il doit prendre en compte tous les coûts prévus pour l’année à venir, y compris l’entretien régulier, les travaux prévus, l’assurance, ses outils et d’autres dépenses. Ce budget est ensuite présenté au syndicat lors de l’assemblée générale pour approbation des comptes

• Répartition : Une fois approuvé, il répartit les charges de copropriété entre les copropriétaires en fonction des critères établis dans le règlement. Ces critères peuvent être basés sur la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes ou sur l’utilité que chaque lot retire de certains services ou équipements.

• Collecte : Il est ensuite responsable de la collecte des fonds. Ces provisions peuvent être effectuée sur une base mensuelle, trimestrielle, ou autre, selon ce qui a été décidé lors de l’assemblée générale. Le syndic doit veiller à ce que tous les propriétaires paient en temps et en heure.

• Poursuite des copropriétaires défaillants : Si un copropriétaire ne paie pas ses provisions, il a l’autorité de prendre des mesures pour récupérer les fonds. Ces mesures peuvent aller de la simple relance à l’engagement de procédures judiciaires, en passant par la mise en place de mesures de recouvrement comme une hypothèque légale sur l’appartement du copropriétaire défaillant.

• Tenue des comptes : Il doit tenir une comptabilité précise et détaillée des charges de copropriété. Cela comprend la tenue à jour des paiements de chaque copropriétaire, ainsi que la justification de chaque dépense effectuée.

En somme, le syndic a un rôle clé dans la gestion financière de la copropriété et dans l’assurance que les provisions sont correctement calculées, réparties et payées.

Que récupérer sur le locataire ?

En France, les charges récupérables, aussi appelées locatives, sont des dépenses prises en charge initialement par le bailleur mais qui peuvent être répercutées sur le locataire.

Elles concernent principalement les services liés à l’usage du logement et aux dépenses d’entretien courant.

Elles sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Voici quelques exemples que le bailleur récupère sur le locataire :

• Réparation et remplacement des éléments d’usage des parties communes (interrupteurs, ampoules…)

• Entretien courant et menues réparations sur les éléments de la structure de l’immeuble et de ses équipements

• Taxe d’enlèvement des ordures ménagères : Le locataire doit participer au paiement de cette taxe.

• Chauffage et production d’eau chaude

Notez que la répartition entre le bailleur et le locataire doit être clairement définie dans le contrat de bail locatif.

Il est également tenu de fournir une justification détaillée au locataire une fois par an, ou à tout moment à la demande de ce dernier.

Répartition des charges de copropriété

La répartition entre les copropriétaires est généralement définie par le règlement. Elle peut être proportionnelle à la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes, ou basée sur l’utilité que chaque lot retire des services ou équipements financés.

Les charges générales

Elles sont les dépenses nécessaires à la gestion, l’entretien et l’administration des parties communes de l’immeuble, ainsi qu’à la préservation de l’intégrité de l’ensemble immobilier.

Elles comprennent généralement :

• Les frais de gestion du syndic qui couvrent ses services, qui est responsable de la gestion quotidienne et de l’organisation des assemblées générales.

• L’entretien des parties communes, le nettoyage et des espaces verts, l’éclairage, etc.

• L’assurance de l’immeuble, qui couvre généralement les dommages matériels et la responsabilité civile.

• Les dépenses liées à l’administration qui peuvent comprendre les frais juridiques, les honoraires d’avocat, etc.

La répartition est généralement effectuée en fonction des tantièmes de copropriété, c’est-à-dire la part de chaque copropriétaire dans l’ensemble du syndicat, comme stipulé dans le règlement.

Les charges spéciales

Ces frais, quant à eux, correspondent aux dépenses engendrées par certaines installations dont bénéficient spécifiquement certaines personnes.

Ces provisions peuvent inclure :

• Si certains logements ont un accès direct à un système de chauffage central, ils pourraient avoir à payer des spéciales pour couvrir les frais de fonctionnement et de réparation de ce système.

• Si l’ascenseur ne dessert que certains étages, les provisions liées à son entretien pourraient être réparties uniquement entre les copropriétaires de ces étages.

• Par exemple, si l’immeuble dispose d’une salle de sport ou d’une piscine dont l’accès est limité à certains propriétaires, ceux-ci pourraient avoir à payer des charges spéciales pour couvrir les frais d’exploitation exceptionnelles de ces installations.

• La répartition est généralement basée sur l’utilité, c’est-à-dire avec l’avantage que chaque copropriétaire retire de ces équipements. Cette répartition est également stipulée dans le règlement.

Les travaux

Les travaux représentent souvent une part importante des charges de copropriété.

Ils peuvent être planifiés et budgétés à l’avance, comme dans le cas des travaux d’entretien courant, ou survenir de manière imprévue, comme dans le cas des travaux de réparation urgents.

Dans tous les cas, les travaux doivent être approuvés par les copropriétaires lors de l’assemblée générale.

L’assemblée générale et les charges de copropriété

C’est lors de cette réunion que les copropriétaires approuvent le budget prévisionnel présenté par le syndic, décident des travaux à entreprendre et de leur financement, et discutent de toute question relative aux charges de copropriété.

Voici comment elles sont traitées lors de l’assemblée générale :

• Le syndic présente le budget prévisionnel pour l’année à venir, qui comprend une estimation des charges de copropriété. Les copropriétaires doivent approuver et vote. Ils ont le droit de poser des questions et de demander des éclaircissements prévues avant de voter.

• L’assemblée générale est également l’occasion de présenter le décompte détaillé des montants de l’année précédente. Les personnes peuvent vérifier que les charges de copropriété ont été correctement réparties et que tous les frais sont justifiés.

• Les travaux à entreprendre dans l’immeuble et leur financement sont également discutés lors de l’assemblée générale. Les travaux peuvent entraîner des frais supplémentaires pour ceux, qui doivent donc les approuver avant qu’ils ne puissent être entrepris.

• L’assemblée générale peut également être l’occasion de discuter et de décider des modalités de paiement des frais. Par exemple, le syndicat peut décider de les payer mensuellement, trimestriellement ou annuellement.

• Si certains copropriétaires n’ont pas payé leurs charges de copropriété, l’assemblée générale peut discuter des mesures à prendre pour recouvrer ces provisions impayées.

Le paiement et le recouvrement

Afin de couvrir l’ensemble des dépenses prévues, un budget prévisionnel est nécessaire et doit être déterminé annuellement par les copropriétaires.

C’est le syndic, en collaboration avec le conseil syndical, qui est en charge de l’élaboration de ce budget pour un cycle comptable de douze mois.

Idéalement, avant l’entame de l’exercice comptable concerné, le syndicat devrait voter, sauf en cas d’obstacles insurmontables.

Le paiement des charges de copropriété

La loi prévoit que c’est une obligation pour tous les copropriétaires, qui doit être respectée pour assurer le bon fonctionnement du syndicat.

Voici comment la provision fonctionne :

• Une fois que le budget prévisionnel a été approuvé lors de l’assemblée générale, le syndic établit des appels de fonds pour chaque copropriétaire. Ces appels indiquent le montant que chaque copropriétaire doit payer, en fonction de sa quote-part des parties communes ou de l’utilité de certains services ou équipements.

• Le syndic envoie ensuite les appels de charges de copropriété, généralement par courrier ou par email. Ces appels de fonds peuvent être envoyés sur une base mensuelle, trimestrielle ou autre, selon ce qui a été décidé lors de l’assemblée générale.

• Les copropriétaires doivent payer dans les délais indiqués sur les appels de fonds. Il peut être effectué par chèque, virement bancaire, prélèvement automatique ou tout autre moyen de paiement accepté.

• Le syndic doit fournir au syndicat une justification détaillée, indiquant chaque dépense effectuée. Cette justification peut être demandée par le syndicat à tout moment.

Le recouvrement des charges de copropriété

Malgré les obligations légales et la loi, certains copropriétaires peuvent omettre de payer leurs charges de copropriété. Dans ce cas, le syndic doit mettre en œuvre un processus de recouvrement :

• En cas de non-paiement, il commence généralement par envoyer une relance au copropriétaire défaillant. Cette relance peut prendre la forme d’un courrier ou d’un email rappelant au propriétaire ses obligations et l’invitant à régler ses paiements en retard.

• Si le copropriétaire ne répond pas à la relance, le syndic peut ensuite lui envoyer une mise en demeure. Il s’agit d’un document formel qui indique qu’il est en infraction et qu’il doit payer
• sous peine de poursuites judiciaires.

• Si le copropriétaire ne paie toujours pas après la mise en demeure, il peut engager une procédure judiciaire pour récupérer les impayées. Cette procédure peut aboutir à une décision de justice ordonnant au copropriétaire de payer ses charges de copropriété, et éventuellement à une saisie de ses biens ou à une hypothèque sur son lot.

• En dernier recours, si le copropriétaire ne respecte pas la décision de justice, il peut faire appel à un huissier de justice pour forcer le recouvrement.

Exemple de calcul des charges de copropriété

Supposons que nous ayons un immeuble de 4 appartements, et que les tantièmes soient répartis comme suit :

• Appartement A : 200 tantièmes

• Appartement B : 100

• Appartement C : 150

• Appartement D : 50 tantièmes

Le total des tantièmes de la copropriété est donc de 500. Imaginons maintenant que le budget prévisionnel annuel s’élève à 10 000 euros.

La répartition des charges de copropriété pour chaque appartement sera alors calculée en proportion de leurs tantièmes respectifs.

Pour chaque appartement, le calcul serait le suivant :

• A : (10 000 euros / 500 tantièmes) x 200  = 4000 euros. Le propriétaire de l’appartement A devrait donc payer 4000 euros.

• B : (10 000 euros / 500 tantièmes) x 100 = 2000 euros. Le propriétaire de l’appartement B devrait donc payer 2000 euros.

• C : (10 000 euros / 500 tantièmes) x 150  = 3000 euros. Le propriétaire de l’appartement C devrait donc payer 3000.

• D : (10 000 euros / 500 tantièmes) x 50  = 1000 euros. Le propriétaire de l’appartement D devrait donc payer 1000 euros..

Si les tantièmes étaient répartis différemment, les montants à payer changeraient également.

Par exemple, si l’appartement D avait 100 tantièmes plutôt que 50, son propriétaire devrait payer (10 000 euros / 500 tantièmes) x 100  = 2000 euros de charges pour l’année.