Comment choisir sur syndic professionnel ?

Dans le monde de la copropriété, le syndic professionnel occupe une place centrale.

Chargé d’assurer la bonne gestion des parties communes, il est le garant du bon fonctionnement du bien collectif.

L’assemblée générale, le syndicat des copropriétaires et le conseil syndical, tous s’appuient sur ses compétences pour assurer la tranquillité et le bien-être au sein de l’immeuble.

Mais quelles sont exactement les missions, obligations et avantages d’un syndic professionnel ? Plongeons dans cet univers complexe mais passionnant.

Qu’est-ce qu’un syndic professionnel ?

C’est une personne physique ou morale dont le rôle principal est de gérer une copropriété en accord avec le règlement et les décisions prises lors des assemblées générales.

Il est choisi par le syndicat des copropriétaires lors de l’assemblée générale et son mandat est généralement renouvelable tous les ans.

Quelles-sont les conditions pour être syndic de copropriété ?

Pour exercer en tant que syndic professionnel en France, certaines conditions doivent être remplies, en vertu de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et de son décret d’application du 20 juillet 1972.

Ces conditions ont été modifiées et renforcées par la loi ALUR du 24 mars 2014.

Voici les principales conditions :

• Aptitude professionnelle : Il faut justifier d’un niveau de compétence professionnelle qui peut être prouvé par un diplôme dans le domaine de l’immobilier (au minimum un BTS professions immobilières ou un diplôme équivalent) ou par une expérience professionnelle suffisante.

• Carte professionnelle : L’exercice de la profession nécessite l’obtention d’une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI). Pour l’obtenir, il faut prouver son aptitude professionnelle et fournir une garantie financière par une banque ou une compagnie d’assurance.

• Assurance de responsabilité civile professionnelle : Le syndic doit souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les éventuels préjudices qui pourraient être causés à autrui dans l’exercice de ses fonctions.

• Absence de condamnations : Il ne doit pas avoir fait l’objet de condamnations pénales incompatibles avec l’exercice de la profession (notamment pour vol, escroquerie, abus de confiance, etc.).

• Respect du code de déontologie : Depuis le 1er avril 2017, les syndics sont soumis à un code de déontologie qui définit les règles éthiques de la profession, et notamment les obligations de compétence, de transparence, de confidentialité, de gestion des conflits d’intérêts, etc.

• Inscription au registre du commerce et des sociétés : Les syndics professionnels doivent être inscrits au registre du commerce et des sociétés (RCS).

En plus de ces conditions, la loi impose au syndic professionnel de continuer à se former tout au long de sa carrière pour rester au fait des évolutions législatives et réglementaires. Le non-respect de ces obligations d’un agent immobilier peut entraîner des sanctions administratives et pénales.

Les missions du syndic professionnel

Un syndic professionnel a une variété de responsabilités au sein de la copropriété. Il est chargé de la tenue administrative, financière et technique de l’immeuble.

Voici un aperçu de sa gestion :

• Administrative : Le syndic est responsable de la convocation des assemblées générales, de la tenue des procès-verbaux et de l’application des décisions prises lors de ces réunions. Il est également en charge de l’administration des documents légaux et financiers de la copropriété.

• Financière : Sur le plan financier, le syndic établit le budget prévisionnel, recouvre les charges de copropriété, paie les fournisseurs, gère le fonds de travaux et le fonds de roulement, suit les dépenses et élabore les comptes annuels à présenter en assemblée générale.

• Technique : Techniquement, il assure l’entretien et la maintenance de l’immeuble. Il réalise les diagnostics techniques obligatoires, organise les travaux décidés et gère les contrats d’entretien et d’assurance de l’immeuble.

Enfin, le syndic joue un rôle clé dans la gestion des conflits entre copropriétaires ou entre la copropriété et des tiers.

Quel-est sa rémunération ?

La rémunération du syndic professionnel est fixée librement entre le syndicat, et doit être votée par l’assemblée générale des copropriétaires.

Elle est généralement détaillée dans le contrat de syndic, qui doit préciser les tarifs des prestations incluses dans le forfait de base et celles facturées en supplément.

La rémunération se compose généralement de deux parties :

• Rémunération forfaitaire : Cette partie couvre les prestations courantes de gestion de la copropriété, comme la préparation et la tenue de l’assemblée générale annuelle, financière, des travaux courants, etc. Elle est généralement fixe, quel que soit le temps passé.

• Rémunération pour prestations particulières : Certaines prestations spécifiques, qui ne font pas partie de la gestion courante de la copropriété, peuvent être facturées en supplément. Cela peut inclure, par exemple, l’administration de travaux importants, la mise en place d’un plan d’épargne travaux, des sinistres, etc. Le contrat de syndic doit préciser quels sont ces prestations particulières et comment elles sont tarifées.

Notez que la loi ALUR de 2014 a instauré un contrat type pour les syndics professionnels, qui liste les prestations incluses dans le forfait de base et celles facturées en supplément.

Cette mesure vise à faciliter la comparaison des offres de syndics et à éviter les mauvaises surprises.

Enfin, la rémunération du syndic doit être approuvée chaque année par l’assemblée générale des copropriétaires.

Les obligations du syndic professionnel

Il doit veiller à l’applicaton du règlement de copropriété, faire respecter les décisions prises en assemblée générale et assurer une bonne gestion financière.

Il doit aussi organiser au moins une assemblée générale par an et établir un compte rendu de gestion à la fin de chaque exercice. Enfin, il a un devoir de conseil envers le conseil syndical et les copropriétaires.

• Gestion de la copropriété : Le syndic est responsable de l’administration et technique de l’immeuble.

• Convocation de l’assemblée générale : Il est obligé de convoquer une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an pour discuter et voter sur diverses questions liées à la copropriété.

• Mise en œuvre des décisions prises : Le syndic professionnel est tenu de faire respecter les décisions prises lors des assemblées générales.

• Tenue des comptes de la copropriété : L’administrateur est responsable de la tenue des comptes de la copropriété, incluant la préparation du budget prévisionnel, la collecte des charges, le paiement des fournisseurs et la présentation des comptes annuels.

• Conservation des documents : Il est tenu de conserver tous les documents pertinents liés à la gestion de la copropriété, et de les transmettre à son successeur en cas de changement.

• Souscription d’une assurance de responsabilité civile professionnelle : Il doit être assuré pour couvrir les éventuels préjudices causés dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.

• Respect du règlement de copropriété et du carnet d’entretien : Il doit faire respecter le règlement des copropriétés et assurer le suivi du carnet d’entretien de l’immeuble.

• Réalisation des diagnostics techniques obligatoires : Le syndic professionnel est chargé de faire réaliser les diagnostics techniques obligatoires et de tenir à jour le dossier technique de l’immeuble.

• Gestion des conflits : Il a un rôle de médiateur et doit gérer les éventuels conflits entre copropriétaires ou entre la copropriété et des tiers.

• Conseil aux copropriétaires : Il a un devoir de conseil envers les copropriétaires. Il doit les informer des règles légales et réglementaires en vigueur et les aider à prendre des décisions éclairées.

Notez que si le syndic professionnel ne remplit pas correctement ses obligations, il peut être révoqué par une décision de l’assemblée générale du syndicat.

La différence avec un syndic bénévole

Souvent un copropriétaire, n’est pas rémunéré pour ses services.

Il ne doit pas forcément répondre aux mêmes exigences professionnelles que le syndic professionnel. Cependant, il doit tout de même posséder des connaissances en gestion immobilière, en droit et en comptabilité pour assumer ses fonctions.

Il n’est pas tenu d’avoir une assurance responsabilité civile professionnelle, bien que cela soit recommandé. Malgré ces différences, le bénévole a les mêmes responsabilités et doit assumer les mêmes tâches qu’un syndic professionnel.

Cela comprend la convocation et la tenue de l’assemblée générale, la gestion des finances de la copropriété, l’entretien de l’immeuble et l’application du règlement de copropriété.

Le choix entre un syndic professionnel et bénévole dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de la copropriété, les compétences des copropriétaires et le budget disponible pour l’immeuble.

Les avantages d’un syndic professionnel

L’un des principaux avantages d’un syndic professionnel réside dans sa connaissance approfondie du droit de la copropriété et des spécificités de la gestion immobilière.

Son expertise assure une gestion efficace et conforme aux réglementations en vigueur.

De plus, sa neutralité est souvent un atout dans la résolution des conflits entre copropriétaires.

Enfin, grâce à son réseau et ses partenaires professionnels (artisans, prestataires de services…), il est en mesure de négocier des contrats à des conditions avantageuses pour la copropriété.

• Expertise et connaissances : Le syndic professionnel possède une expertise et des connaissances approfondies du droit de la copropriété, des réglementations en vigueur, des aspects financiers et techniques de l’administration d’un immeuble. Cela permet une gestion efficiente et conforme à la législation.

• Gestion administrative et financière : Il prend en charge toute la mission pécunière de la copropriété, ce qui peut être complexe et chronophage pour des copropriétaires qui ne sont pas formés à ces tâches.

• Réseau de professionnels : Il a souvent un réseau de professionnels à sa disposition (artisans, prestataires de services, etc.), ce qui lui permet de négocier des contrats avantageux pour la copropriété et d’assurer un suivi efficace des travaux et de l’entretien de l’immeuble.

• Disponibilité : Le syndic professionnel est à disposition pour répondre aux questions et aux problèmes qui peuvent survenir, et il peut réagir rapidement en cas d’urgence.

• Transparence et comptabilité : Les syndics professionnels sont tenus de suivre des règles strictes en matière de comptabilité, ce qui garantit la transparence de la mission financière.

En somme, le syndic professionnel offre un service complet et rassurant pour l’administration d’une copropriété, et permet aux copropriétaires de se décharger de ces responsabilités souvent lourdes et complexes.

Comment changer de syndic professionnel ?

C’est une décision importante qui doit être mûrement réfléchie. Si vous n’êtes pas satisfait des services de votre gestionnaire, voici les étapes à suivre pour changer de syndic :

• Evaluer la situation : Avant toute chose, il est nécessaire d’évaluer les raisons qui poussent à changer. Est-ce à cause de la qualité des services fournis, des tarifs, du manque de transparence, etc.? Ces éléments aideront à définir ce que vous attendez du nouveau syndic.

• Recherche d’un nouveau syndic : La recherche d’un nouveau gestionnaire doit être effectuée bien à l’avance. Il est possible de demander des devis à plusieurs syndics pour pouvoir comparer leurs services et tarifs. Les copropriétaires peuvent aussi se renseigner auprès de leur entourage ou sur internet pour obtenir des recommandations.

• Convocation d’une assemblée générale : Pour changer, il est nécessaire de convoquer une assemblée générale. C’est lors de cette assemblée que le vote pour le changement de syndic se fait. La convocation peut être demandée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des voix de tous les copropriétaires.

• Inscription à l’ordre du jour : Le choix du nouvel administrateur doit être inscrit à l’ordre du jour. Il est nécessaire d’inclure les propositions de contrats des nouveaux syndics dans les documents préparatoires à l’assemblée.

• Vote en assemblée générale : La décision doit être approuvée à la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés.

• Signature du contrat avec le nouveau syndic : Si le vote est favorable au changement, un contrat est signé avec le nouveau syndic professionnel. Le contrat précise les obligations et les honoraires du nouveau.

• Transmission des documents de la copropriété : Le syndic professionnel sortant doit transmettre tous les documents de la copropriété au nouveau dans un délai d’un mois après la fin de son mandat de vente.

• Prise de fonction du nouveau syndic : Le nouvel administrateur prend ses fonctions à la date indiquée dans le contrat.

Notez que tout changement doit être effectué dans le respect des règles établies par le règlement de copropriété et la loi.